会社では毎月のように、どこかの部所で退職する人と中途採用や新入社員として入社してくる人がいて、退職送別会や入社歓迎会を同時に行なう歓送迎会が行われています。この歓送迎会を取り仕切る幹事役は、年齢が若い人や1年目・2年目の新入社員が担当することが多く、歓送迎会をする場所はどんなところがいいのかなども迷うところですが、今回は歓送迎会の案内状メールの例文と書き方のポイントについてお伝えします。
歓送迎会の案内状メールの例文と書き方
毎年4月は社内での異動や昇格と一緒に新入社員や中途採用社の入社が重なるため、歓送迎会開催することが多くなります。次部所だけではなく、関係部所からもお誘いを頂くこともあり、ついつい飲みすぎてしまいます。でも、幹事さんはお店の場所決め・人数・予約、誰までを呼ぶか、挨拶は誰にお願いするか、挨拶の順番はどうするかなど式次第と進行もあり、大変です。
そこで、歓送迎会開催に伴い社内へのお知らせ・案内文についての例文テンプレートを作成しましたので、ご参考までに。
歓送迎会の案内状に書く内容
歓送迎会の案内状を書くときに、必ず書いておいたほうが良い項目があります。まずは、基本的な項目を抑えておきましょう。
・歓送迎会の開催日時
・歓送迎会の開催場所（店舗・住所・TEL・地図）
・参加費用
・支払方法
・歓送迎会の出欠確認の方法
・歓送迎会の幹事の連絡先
社内で行なう歓送迎会は、堅苦しい文章だけではなく、少し砕けた内容の文面も入れておくと話題にしてもらいやすいです。その季節の出来事やニュースなどを取り入れて挨拶文を書くといいです。
参加費用は男女で分けたり、役職で分けたりすることもありますので、明確に記載しておきましょう。
支払方法は基本的には事前回収が原則です。飲み会のときに回収するのは、支払いをしなくてよい人に気持ち的に負担になります。準備で大変ですが気遣い・心遣い・心配りを忘れないようにしましょう。
歓送迎会に使える案内状のメール例文・文例
【件名】平成29年度 営業部歓送迎会開催のお知らせ
【内容】
営業部 各位
平成29年4月1日
幹事：高橋・佐藤
平成29年度 営業部歓送迎会のご案内
4月になり気温も暖かくなり、目の前の公園では桜も咲き始めてきました。お花見も兼ねて歓送迎会を開催しようと思っていましたが、まだ、お花見には早いため営業部お花見会は後日行ないます。
この度は、山田部長が新宿支店長にご栄転されることになり、4月10日付けで新宿支店へ異動されます。それに伴い新宿支店の鈴木課長が営業部長代理として異動されます。さらに、営業部には新入社員が3名配属されます。
つきましては、山田支店長の今後のご活躍と、鈴木部長代理と新入社員への歓迎の意を込めまして、ささやかながら歓送迎会を開催したいと思います。業務が忙しいとは思いますが、営業部全員参加を目指しておりますので、日程調整のほど宜しくお願い致します。
日程などについては下記の通りです。
なお、業務都合で出席できない方は、当日の12時までにご連絡下さい。料理の予約の関係でこの時間を過ぎてしまうとキャンセル料が発生してしまいます。
記
１．日時 4月7日（金） 18:30～
２．会費 5,000円（事前に会費のお支払をお願い致します）
※山田支店長・鈴木部長代理・新入社員は会費不要です
３．場所 居酒屋 １２３
住所 東京都渋谷区恵比寿１－１－１
TEL 03-123-4567
４．地図 URL
欠席者に関しましては、高橋および佐藤宛まで、このメールの返信にてお知らせ下さい。
その際には、件名を変えずに送信をお願い致します。
以上
メールでの歓送迎会の案内の注意点
これは、私の失敗談ですが、メールを送ったからと安心してはいけません。メールは必ず見るものと思っていましたが、件名が歓送迎会だからあとで確認しようとスルーされてしまい、それを忘れて歓送迎会のメールの内容を確認していない人が必ずいます。
そのため、皆が集まる朝礼があれば、その場で歓送迎会のメールを送信していること、内容を伝えるようにします。
歓送迎会は基本的に所属部署全員が参加対象ですが、出欠確認を提出してもらう方法なら昼休み、休憩などで少し状況を聞いたりして、出欠の確認をするなどしておくといいです。声掛けを繰り返ししていかないと、見てないとか忘れてたという人は必ずいます。
あとがき
私も歓送迎会の幹事を何回も行ってきましたが、はじめて歓送迎会の幹事をしたときには先輩に色々と教えてもらいました。それに、案内状やお知らせの文章を書くだけでも、どう書いたら良いのか悩んだものです。
それに時間を取られる訳にもいきませんから、先輩から前年度の歓送迎会の案内のメールを見せてもらったりして、アレンジを加えていました。
また、誤送信にも気を付けないといけません。宛先は念には念を入れて確認してから送るようにしましょう。
