会社での人事異動や新入社員、中途採用者の入社などのお祝いや退職や人事異動で部所が変わる人に労をねぎらい感謝して送り出すために飲み会を行ないますよね。歓迎会や送別会、両方を一緒に行うときは歓送迎会となりますが、その幹事をするときに、幹事としての役割・やるべきことが分かっていないとスムーズにスケジュール調整が出来なかったりします。そこで、幹事として歓迎会・送別会・歓送迎会などの準備をするときにやることリストを作成し全体の流れを確認できるようにまとめました。
歓迎会・送別会の幹事の人数
会社での飲み会の幹事は、職場にもよると思いますが持ち回りですることが多いです。ただ、飲み会の仕切り役の人がいると、その人に幹事を毎回お願いするケースもありますが、仕事と両立して進めないといけないため、特定の人に限定するのは酷なものがあります。
歓迎会・送別会・歓送迎会のほかに忘年会・新年会・新入社員歓迎会・退職送別会・お花見・懇親会・親睦会・同期会・接待などで幹事が必要になります。
幹事の人数は2人はいたほうが進めやすいです。開催するときの参加人数にもよりますが二人いれば大抵の飲み会の幹事はこなせます。人数が少ないときは1人でも問題ありません。経験上、一番幹事の人数が多かったのは4人で他部所も含めて総勢100名での忘年会を行なうときは各部所から幹事を1名ずつ出して行ったことがあります。
歓迎会・送別会の幹事の役割・やること
歓迎会・送別会・歓送迎会などの飲み会の幹事を行なうときに知っておきたい役割・やることをまとめました。実際に私が幹事を行ったときに作成したやることリストを分かりやすいようにまとめました。
誰のための歓迎会・送別会なのか確認する
歓迎会・送別会をする人は誰なのかを確認します。ここで確認することは、歓迎会・送別会・歓送迎会などの司会進行をするときに紹介するときの情報となります。
・新たに部所に配属される人なのか？
新入社員や中途採用者なのか、何人配属されるのかを確認します。名前・性別・役職・業務内容なども一緒に確認するようにしましょう。
・部所異動者なのか？
入ってくるのか、出ていくのかを確認します。氏名・性別・役職を確認し、異動してくる人は前の部所名、異動する人は異動先の部所名を確認しておきましょう。
・退職するのか？
定年退職または中途退職なのかを確認します。氏名・性別・役職を確認し、これまでの経歴を確認しておきましょう。
着任日・異動日・退職日を確認する
送り出す人の最終出社日、迎える人の着任日を確認します。退職する人は、有給消化することが多く実際の退職日よりも前に休みに入り、出社しない状況になることがあります。その期間でも開催場所まで来て頂けるならいいですが、なるべくなら休みに入る前に開催できるようにするといいです。ただ、歓送迎会だと主役が全員揃う日で調整しないといけません。
歓迎会・送別会・歓送迎会など日程調整
歓迎会・送別会・歓送迎会などの日程を調整しないといけません。新しく入ってくる人は配属日・入社日に、退職者は退職日に行なうように調整できればいいですが、日程調整するときには下記の点について注意して調整するといいです。
・業務が忙しくない日
・主役が全員参加でき、役職者も全員参加できる日
・多くの社員が参加出来る日
・多くの人が早く退社出来る日
を調整して、できるだけ歓迎会・送別会・歓送迎会スタートから多くの人が参加できる日を選びます
歓迎会・送別会・歓送迎会などの場所を決める
ただ、飲み会の場所を決めるのではありませんので、この場所決めが結構大変です。私が場所を決めるときに確認することは下記の点です。
・予定参加人数が一部屋に入るか
・座敷、掘りごたつ、テーブルか
・喫煙できるのかどうか
・1列に並べる人数は何人か
・他のお客様もいる部屋なのか
・一部屋貸し切りなのか
・飲み放題に出来るのか
・飲み放題のメニューは何か
・各携帯会社の電波が入るか
・時間制限があるのか
・コース料理の内容が参加者に合うか
・サプライズイベントが可能かどうか
例）ビンゴ大会、新人のダンス、ロシアンルーレット（持ち込み可？）
参加する主役や上司・役職者の好みを把握しておく必要があります。特に飲み放題にするときには、別料金になる飲み物があると会計時に追加料金が発生してしまいます。焼酎が好きな人が多いけど、飲み放題に入っていないときはお店と交渉したりします。
会場は一部屋貸し切りにしたほうがいいです。他の人がいると、目線が気になります。
携帯電話の電波が各社入ることを確認します。参加する人の中には歓迎会・送別会・歓送迎会などの当日に急な連絡が入るかも知れませんので、ドコモは入るけど、ソフトバンクは入らないとなると、誰かのスマホには連絡が入らない状態になってしまうので、すべてのキャリアのスマホの電波状態を確認します。
お店が決まったら、準備時間でもいいし、見学できる時間をお店と調整して実際に会場として使う場所を確認させてもらいましょう。
お店予約時に確認しておくべきこと
・収容人数は何人か
・料理や飲み物の内容
・時間制限があるのか
・人数変更はいつまで可能か
・キャンセルは何日前まで可能か
・テーブルを移動しても大丈夫か
・ビンゴゲームなどの小道具の持ち込みは可能か
・会場を事前に見ることができるか
歓迎会・送別会・歓送迎会など参加費用を決める
開催するお店が絞れてきたら予算を決めます。上司とも相談して、会社負担分がいくらかあるのか、個人負担はどのくらいになるのかを決定します。
・個人負担分と会社負担分を明確にする
・男女で参加費用を分けるかどうか決める
・役職者で参加費用を分けるかどうかを決める
参加費用は、お店の情報と一緒に必ず上司に報告して相談しましょう。私の会社では、役職によって会費を分けることが多いです。例えば、新入社員の歓迎会のときは下記のようなに決めました。
・専務と常務・・・20,000円
・支店長と部長と次長・・・10,000円
・課長と係長・・・8,000円
・主任・・・5,000円
・一般職・・・4,000円
歓迎会・送別会・歓送迎会など役割を決める
幹事だけが全てを調整しないといけないということはありません。人手が足りないときは上司に相談して役割別での協力を他の社員にお願いするようにしましょう。仕事のこともあるので個人的に話を進めるのではなく、上司に一言断りを入れてから上司から伝えてもらうようにするといいです。
【準備期間にすること】
・会場決め、予約、お店との調整
・当日の進行プログラムの内容
・挨拶や出し物があるときは誰に依頼するか
・参加者への案内と参加人数の確認
・参加費用の回収
【当日にすること】
・お店の前や店舗内での誘導員が必要か
・受付係は必要か
・司会進行は誰がするか
・写真撮影を誰に依頼するか
・サポートしてくれる人はいるか
・お店への支払いを誰にするか
参加候補者にお知らせ・案内状を送る
開催日時、場所、予算の調整ができ、上司からOKがでたらすぐに、参加候補者全員にお知らせ・案内状を送ります。全員が1フロアにいるのであれば朝礼やお昼前に1～2分時間をもらって口頭で伝え、メールでもお知らせ・案内状を送ります。出欠確認は履歴が残るようにメールを返信するようにすると管理しやすく、参加者リストを作成するときにも便利です。
当日の式次第を考える
私の会社では、下記のような式次第で進めることが多いです。
・開会宣言
・上役からの挨拶（役員出席時）
・関係部所の上司からの挨拶
・主役の紹介と一言（新入社員・配属者）
・乾杯の挨拶
・食事・歓談
・余興やゲーム
・はなむけの言葉（退職・転出者）
・退職・転出者の言葉（退職・転出者）
・締めの挨拶
・一本締めなど
・閉会宣言
歓送迎会のときは、入ってくる人と出ていく人がいるので挨拶するときに断りを入れています。はじめの主役の紹介のときに退職・転出者の人も紹介しますが、「前に出て挨拶をするのは締めのときにして頂きます」と。上役から、「今、一緒にしちゃえ！」と言われれば、入れ替えることもあります。
挨拶や余興などの出し物をお願いする人には事前に話を通しておく必要があります。上司には、余興やゲームを行なうときには、誰が何をするのかを報告しておきましょう。
参加者の確定と人数・リスト作成
上司に報告するためにも、開催メールを送ってからは定期的に報告するようにしましょう。開催メールを送ってから2～3日おきに出欠メールが届いた人をリスト化しておき、報告します。
開催日の3日目からは毎日報告するようにしていました。役員が出席するときは、上司に何人参加するのか、欠席者はなぜ出席できないのかなど聞かれるので、答えれるように情報提供はこまめにしておくといいです。
この参加者リストは、会費の回収や当日の受付チェックとしても使います。
会費を事前に集める
参加者リストを作成しながら、出席連絡が来た人からは早めに会費を回収するようにします。参加費用を回収したら、参加者リストにチェックを入れて回収の有無を分かるようにしておきます。
当日急な欠席でキャンセル料が発生したとき
業務の関係上、急に出席できなくなった人が発生することがあります。遅れても参加できるようなら、遅れて会場まで来て頂いて参加料を払って頂くようにしたほうがいいですが、欠席が決まってしまった人の費用をどうするかを上司と確認しておきましょう。
お店側の変更が出来なくなる時間までに連絡がなければ、負担してもらうとかルールを決めておかないと、誰かの手出しになる可能性があります。
歓迎会・送別会・歓送迎会当日
参加人数の確認、料理や飲み物の手配、司会進行、支払いなどの対応に追われるので、幹事は飲むことも食べることもほとんど出来ません。なので、クーポンで幹事様2名まで無料などというのがあれば有り難いです。
式次第に従って進行していきますが、その通りに進行することは少ないかも知れません。皆が酔って収集がつかないことも度々。酔いつぶれてしまった人の介護をしないといけなかったり、わがままな要望をお店側と交渉したりと、やることはたくさんあります。
会計は、他の人に気付かれないように終わらせておくのがいいです。席の場でお会計の話はしないようにしましょう。
帰るときは幹事は必ず最後に退席しましょう。忘れ物が無いかを必ず確認してからお店を出るようにします。貴重品などを置き忘れるとか、鞄やコートを持ち忘れる、座布団などの下も全てひっくり返して確認して、鍵などの落とし物が無いかも確認しておきましょう。
写真は翌朝にアップして見れるようにする
歓迎会・送別会・歓送迎会などの写真は、翌朝にはイントラネットなど社員しか見れないところにアップして共有するようにしています。社内の各部署での活動報告や内容、イベントを見れるイントラに写真をアップして参加者全員で共有しています。
あとがき
幹事はやりたくないという人も多いと思います。確かに大変な仕事ですし敬遠されるのも分かります。でも、幹事をすることで取引先などとの飲み会をするときの段取りやお店の選定などの勉強にもなりますし、社内の人からまたは取引先の人から信頼を得ることができます。
はじめの頃は上手くできなくても、何回も行なうことで慣れてきますし、社内でも顔が広くなると幹事もやりやすくなってきます。特に営業マンはいろいろな人と飲む機会が多いので社内で勉強しておくのはいい経験になります。
また、間接部門も幹事を率先して行なうといいですよ。社内で何をしているのか分からないとか言われやすいので、活動内容が分かれば話しやすいし、顔を知ってもらうチャンスでもあります。
