新入社員だけではなく働いているビジネスマンであれば、新しい取引先など増えたらメールでの挨拶をします。はじめて相手に送るビジネスメールは、相手に与える第一印象にもつながりますので、どんな文章・文面にしたらいいのか考え込んで手が止まってしまうことがあります。そこで、初めて送るビジネスメールの書き方と例文・文例をお伝えします。
初めての相手に送るビジネスメールの書き方のポイント
新しい取引先や突然の訪問で対応ができずに挨拶メールを送付するとき、担当者が変わるということでの挨拶メールなどビジネスマンとして、様々なときに初めての相手に送るビジネスメールがあります。初めての挨拶をするということが目的になるので、第一印象を良くするためにもビジネスマナーに注意して作成して、挨拶するようにします。
メールの宛先名について
宛先にメールアドレスをそのまま表記して送っている人がいますが、ビジネスマナーとしては相手の会社名・所属・役職・氏名が分かるように書きます。部所宛や会社宛に送ることもあります。
今回の場合は、「山田商事株式会社 総務部 課長 山田様」宛に送るときの表記例です。株式会社を㈱と省略しないで表示します。部所宛や会社宛に送付するときは「山田商事株式会社 総務部 御中」とか「山田商事株式会社 御中」とします。
※「御中」と「様」を併用することはありません。
件名を書く
ビジネスマンにとってメールは1日に何十件、何百件と届くので件名を見て重要度を判断して優先順位を付けて確認しています。そのため、件名からどんな内容のメールなのか、誰からなのかがひと目で分かるよう、具体的な用件が分かるような件名にしいます。
【ポイント】
・要件は何か
・誰からなのか
が分かるようにします。
【件名の例文】
・高橋商事の田中様よりご紹介頂きご挨拶まで【田中株式会社 総務部 鈴木】
・アポイントのお願い【高橋商事の田中様よりご紹介頂きました田中株式会社 総務部 鈴木】
会社のメール作成ルールによっては、件名に記載することや順番が決まっているところもありますので、そのときはそのルールに従い作成するようにします。
宛先名を書く
メール本文の一番上には、メールの宛先である人が誰なのか分かるように会社名・所属・役職・氏名を明記しておきます。氏名のときは「様」、会社名や所属宛のときは「御中」を使います。
メール本文の書き出しについて
初めての相手に送るビジネスメールの書き出しに適しているフレーズは、
・はじめまして、
・このたびは、お世話になります
・突然、メールをお送りして失礼いたします
・はじめてご連絡させて頂きます
などを使います。
間違えても「いつもお世話になっております」とは書きません。世話という意味は、日頃からお世話になっている相手に対して感謝をあらわす表現なので、はじめて送る相手には使いません。
自分の名前を書く
書き出しの挨拶のあとに自分の名前を書きます。このとき会社名・所属・氏名を書き、担当している業務を簡潔に書いておきます。担当業務が分かることで今後の仕事の内容が明確になります。役職がある人は、ここでは役職は書きません。
本文を書く
本文は伝えるべき用件を書きます。分かりやすいように1メール1つの用件にすることが望ましいです。場合によっては複数の用件を書くこともありますが、はじめて送る相手へのビジネスメールは「アポイント調整」ができるかどうかの用件1件に絞ったほうが、内容がしつこくなく用件が明確になっていいです。
アポイント調整をお願いするとき、こちらから候補日時を指定することはやめたほうがいいです。相手にお伺いを立て、相手の都合に合わせるような対応にすることが望ましいです。会いたいとお願いしているのに、さらにこの日時の中で調整して欲しいというのは上から目線になってしまい、力関係や上下関係を表していると相手に思われてしまいます。
結びの書き方
ビジネスメールの結び、最後に書くフレーズとしては、
・ご対応のほど、よろしくお願いいたします
・何卒、今度ともよろしくお願いいたします
・取り急ぎご連絡まで
ということを書きますが、はじめて送る相手へのビジネスメールには
・このたびは貴重な機会を頂きありがとうございます
・これを機会に、末永くお付き合い頂ますようお願い申し上げます
など、今後も引き続きお付き合いをしていきたいという気持ちを書いて締めるといいです。
署名を書く
結びの言葉のあとに署名を入れます。
・会社名
・所属部所名
・役職
・氏名
・メールアドレス
・郵便番号と住所
・電話番号（部所代表・携帯番号）
・FAX番号
・自社サイトURL
会社間のやり取り、社外にメールを送るときは署名を入れて送ります。署名はメールソフトで設定することができますので、設定しておくと便利です。
はじめて送る相手へのビジネスメール例文・文例
山田商事株式会社 総務部 課長
山田 太郎様
はじめまして、田中株式会社 総務部の鈴木と申します。
資材調達を担当しており、ご協力頂いている高橋商事の田中様より紹介を頂きまして、ご連絡させて頂きました。
高橋商事の田中様より事前に山田様に話を通して頂いていると連絡を頂き、メールをさせて頂いた次第です。
情報交換をさせて頂きながら、お互いにメリットがあるビジネス展開を今後させて頂ければと思っております。
山田様のご都合に合わせて、一度御社を訪問させて頂ければと思っておりますが如何でしょうか。
ご都合の良い日時を2～3頂き、アポイントの調整をさせて頂ければと思います。
このたびは貴重な機会を頂きありがとうございます。
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田中株式会社 総務部
部長 鈴木 次郎
〒123-4567
東京都新宿区西新宿0-0-0
TEL:03-1234-5678
FAX:03-1234-5678
会社携帯:090-0000-0000
mail:1234@56.co.jp
URL:https://1234@56.co.jp
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あとがき
はじめて送る相手へのビジネスメールの書き方のポイント・コツを8つに細分化してまとめ、例文を1つ紹介しました。今までに何回もメールのやりとりをしている相手へのメール内容とは違い、相手に失礼が無いように、そして今後どんな取引がはじまるのか分かりませんので、丁寧な内容にしておく必要があります。
自分のことも分かってもらい、何を伝えたいのかをしっかりと書くことが大切です。
初めてのメールの内容が押し付けがましい内容になってしまうと相手は身構えてしまいますし、敬遠されてしまうことになるので、相手に良い印象を与えるような内容、アポイント調整を希望するなら決定権を相手に持たせるようにすると印象が良くなります。
