もうすぐ春ですね。春は入社や転勤などもあり出会いと別れがありますよね。そして歓送迎会の機会も増えてくると思います。中には今まで参加のみしていたが、まさかの司会や幹事に任命されてしまって戸惑っている方もいるのではないでしょうか。「幹事を任されたが何をしていけばいいか分からない」というあなたのために歓送迎会の準備や進行について調べましたので紹介します。
まずは準備をしよう
歓送迎会をするにあたってはまず日程の調整や場所の確保・会の進行はどうするか、などありますがそれについて説明していきます。
日程や場所など、最終的には責任者がいれば責任者の了承を得て決定していきます。
日程を決める
まずは主賓（新任者や転勤・退社される方）のスケジュールの確認が必要です。
また、歓送迎会の挨拶をお願いするために、会に参加する役職がある方のスケジュールの確認も必要です。
主賓のスケジュールを最優先するのはもちろんですが
・業務に支障がない日
・上司（役職がある方）が参加できる日
など多くの人が出られる日になるように調整します。
歓迎会・送迎会を同時に行う場合、主賓も多くなるのでスケジュールを合わせるのも大変で忙しくなりますががんばりましょう。
ポイント
出来れば、歓迎会は入社日や着任日、送別会は退職日や異動日の当日がいいでしょう。
また、歓送迎会を同時にやる時は、退職者（特に定年退職者）がいる場合は、その方の日程を優先しましょう。
歓送迎会は転出者（退職者など）に重きをおくため、心遣いが必要です。
場所を確保する
会場は会社近くの飲食店に早めに予約しておきます。
十分な広さがある・マイクを借りれる・多少騒いでもokなどを考慮して店を選びます。
初めて利用する店の場合は、歓送迎会の前に一度行ってみるのがいいですね。雰囲気や実際の料理も確認できますし。
念のためキャンセルした場合、いつまでならキャンセル料は発生しないか、また発生する場合はいくらか。を確認しておきましょう。
ポイント
できれば、会社で何度か利用している店を選ぶこと。
いきつけの店だと、料理選びや座席の確保など、店側も歓送迎会のためと事情が分かると気を遣って、幹事のサポートをしてくれることもあります。
そのため、以前の歓送迎会はどこでやったかなど、同僚や上司に聞いておくとよいでしょう。
予算を決める
歓送迎会の費用は、主催者側が主賓の費用を負担するため、主賓の人数が多く主催者側が少ない場合、主催者側の負担が大きくなってしまいます。
例えば、主賓が多い場合は３千円の飲放題付きのコースを選んだりして工夫したり、主催者側が多い場合は少し上のランクのコースにしてもいいかもしれません。
ポイント
費用は会社負担か参加者負担か？
会社負担なら一人当たりの予算を会社に確認すればいいだけですが、参加者負担の場合は参加者の意見を聞いておくべきです。
勝手に高額設定して、あとから徴収しよとしても反感を買ってしまう可能性があります。
そのため、簡単なアンケートをとっておいたほうがいいかもしれません。（金額・食べたいもの・きらいな食べ物など）
歓送迎会の進行（プログラム）を決める
次の目次で流れと内容を説明します
挨拶をして頂く方に依頼する
歓送迎会に出席する役職のある方にお願いするのが一般的ですが、
特にどの役職の方がどの挨拶をするかという決まりはありません。
基本的には役職が上の方から歓送迎会の進行順に挨拶を行っていきます。
ポイント
「最初の挨拶」は歓送迎会に出席している代表者（役職が一番上の方）。
「乾杯の挨拶（音頭）」は二番目に役職が上の方。
＊役職がある方が三人以上いる場合は、三番目に役職が上の方。（締めの挨拶を二番めの方に行ってもらうため）
「締めの挨拶」は二番目に役職が上の方にお願いします。
その他準備
一通り準備が出来たら、会社内の掲示板などに歓送迎会の案内や進行表を貼ったり、案内状を各個人に出したり、メールなどで通知します。
出欠確認や場所・日時・会費などの案内をします。
歓送迎会の進行（プログラム）を決める
開会の言葉
司会（幹事）が開会の宣言をします。
歓送迎会が始まる前は、皆さんおしゃべりしてると思いますので、そこに切り込むのは初めての司会だと緊張しますね。
でも時間が来たら思い切って始めましょう。
「皆様お疲れ様です、ただいまより◯◯部の歓送迎会を行います。司会進行をさせて頂く◯◯と申します。よろしくお願いします。
今回新たにお迎えするのは◯◯さん・・、退職されるのは◯◯さんです」と、こんな感じです。
ポイント
新任者と転出者の紹介はこの開会の言葉の中に入れておきましょう。
言葉使いは面識がある人ばかりで、ざっくばらんな社風だと、もっと砕けた言い回しで構わないと思います。
最初の挨拶
出席されている方の中で、一番役職が上の方に挨拶してもらいます。
新任者への激励の言葉や、転出者に対しての労いの言葉を頂きます。
ポイント
役職が一番高い方が転出（転勤・退職）される場合は、次に役職が高い方にお願いします。
乾杯の挨拶（音頭）
乾杯の挨拶（音頭）は二番目に役職が上の方にしてもらいます。
＊役職がある方が複数いる場合は三番目に役職が高い方に行ってもらいます。
ポイント
最初の挨拶をする方が、そのまま乾杯の音頭をとったり、司会が音頭をとったりすることもあります。
会食・歓談
３０分ほど食事・歓談の時間を取りましょう。
ポイント
新任者は知り合いや、顔見知りの人も少ないと思うので、孤立しないように気を遣ってあげましょう。
会社のカラーにもよりますが、余興や出し物を入れてもいいかもしれません。
新任者の挨拶
まず司会から新任者の紹介を行います（配属先など）。
その後、新任者より簡単な自己紹介をしてもらいます。
ポイント
新任者の名前や読みを間違えたりしては失礼ですので、事前に確認しておきましょう。
送別会も一緒にやる場合、退職者の挨拶に時間をとることになるため、なるべく短く（１人１分程度）してもらいましょう。
新任者が多数の場合は代表者を決めて、その人のみが行うのもありです。
花束・記念品の贈呈
転出者（転勤・退職者）に渡します。
花束のみが一般的ですが、退職者（特に定年退職）には記念品もプラスすることも。
また渡す役は、退職者の後輩や、関わりが深い人にお願いするのがいいでしょう。
転出者（転勤・退職）の挨拶
転出者には、これまでの感謝やお礼などの謝辞をいただきます。
ポイント
歓迎会と送別会を一緒にやる場合は、転出者（転勤・退職）に重きを置くため
挨拶は時間を気にせずしてもらう気遣いが必要です。
締めの挨拶
役職が２番めに高い方にお願いします。
コースなどを頼んでいる場合、デザートが出てきた後や、飲み放題などの時間制限がある場合は制限時間のが近づいたら幹事（司会）は締めの挨拶をしてもらう方に挨拶を促します。
ポイント
手締めは昔は３本締め（３、３，７拍子）が基本でしたが、近年は３本締めより１本締めをすることが多いようです。
地方によっても違いがあるようです。（大阪締め・博多一本締めなど）
閉会の言葉及び２次会の案内
司会者が歓送激会の閉会の宣言をします。
「名残はつきませんが、本日はこれにてお開きにしたいと思います、皆様、お忘れ物のないよう注意をお願いします」
「◯◯さん、◯◯さん（新任者）、よろしくお願いします、◯◯さん（転出者）本当にありがとうございました」
といった感じです。
２次会がある場合は、参加者の確認を行います。
「２次会を用意しておりますので、参加者いただける方は幹事までお願いします」
と、こんな感じです。
ポイント
閉会の言葉のあと、手締めを行うことがあります。
手締めは締めの挨拶をされた方がそのまま行ったり、閉会の際に幹事（司会）が行うこともあります。
歓送迎会後にしておくべきことなど
代金の支払いは、歓談の間（各挨拶中は不可）などにしておくと、２次会がある場合はスムーズにいきます。
お店を後にする際は、お店（会場）へ利用させて頂いたお礼と散らかし方がひどい場合はお詫びもしておくべきです。
また、会場には幹事は最後まで残り、忘れ物がないかを必ず確認しましょう。
ポイント
歓送迎会の後日でよいですが、会開催にアドバイスいただいた上司やサポートしてくれた同僚などにお礼を言っておきましょう。
直接がいいですが、会う機会が少ない場合はメールでも構いません。
おわりに
歓送迎会の準備で幹事がやるべきことや会の進行などを紹介してきましたが、なんとなくでも掴めてきましたでしょうか。
幹事（司会）がやることは多く、仕事をしながら準備を行うため、一人で行うとかなりの負担になります。
例えば、会場（お店）の予約や、記念品の買い出しなど、分担できることは周りの同僚にお願いしてもいいと思います。
また分からないことがあれば、上司や前回の幹事に相談してみるといいでしょう。
最後に！幹事は大変だと思いますが、無事任務をこなしたなら、上司や同僚から厚い信頼を獲得できると思いますよ！
歓送迎会の成功を祈ってます。
